Rugalmasan hatékonyabb - A rugalmas munkavégzés bevezetését támogató eszközök

2020. június 2.

Miért pont rugalmasan?

A munkaerőpiac az utóbbi két évtizedben jelentős változáson ment keresztül. Bizonyos területeken a hagyományos munkaszervezési eszközök elavultak lettek, valamint a munkavállalói oldalon is egyre jobban megjelent az igény a rugalmas foglalkoztatási formák iránt, amire a munkáltatóknak is reagálniuk kell, hiszen nehezebbé vált a munkavállalók bevonzása és megtartása.

A fiatalabb generáció megjelenése is tovább erősíti ezt a tendenciát, hiszen számukra még nyilvánvalóbb, hogy – főleg a szellemi és kreatív munkakörökben – egy laptoppal és okostelefonnal bárhonnan elvégezhető a munka, legyen az az otthoni nappali vagy egy kávézó.

A rugalmasság, mint igény tehát benne van a levegőben, mégis érdemes megfelelően előkészíteni a „terepet” a bevezetéséhez.

Mit tekintünk rugalmas, azaz atipikus munkavégzési formának?

A határozatlan idejű, alkalmazotti munkaviszonyban történő, teljes munkaidős (általában napi 8 óra) foglalkoztatást tekintjük hagyományos foglalkoztatási formának. Az atipikus foglalkoztatási formák eltérnek a határozatlan idejű, hagyományosan alkalmazott, munkajogviszonyban történő teljes munkaidős foglalkoztatástól. Az eltérés jelentheti pl. a foglalkoztatás hosszát vagy a munkavégzés idejét és helyét is.

Legismertebb atipikus munkavégzési formák:

részmunkaidő
távmunka (home office)
munkaidőkeret
törzsidő-peremidő
munkakör megosztás
munkaerő kölcsönzés
határozott idejű szerződés

Hogyha tehát valaki pl. napi 4, 6 órát dolgozik a 8 helyett (részmunkaidő), nem a munkahelyén, hanem egy másik helyszínen (távmunka/home office) végzi a munkáját vagy a meghatározott törzsidőben (pl.9:00-15:00) tartózkodik az irodában és az előtte, utána lévő peremidőt szabadon választhatja meg, ezeknél a helyzeteknél is mind rugalmas munkavégzésről beszélünk.

Nő a munkavállalói lojalitás

Láthatjuk, hogy nem minden szegmensben és munkakörben oldható meg a rugalmas forma, hiszen egy gyártó üzemben a műszakokhoz kell igazodni, vagy egy nyitvatartási idővel rendelkező cégnél fontos, hogy az irodában tartózkodjon a munkavállaló. Az is igaz, hogy a rugalmas beosztás nem minden munkavállaló számára optimális, ez egy előzetes felméréssel vagy a bevezetés közbeni folyamatos egyeztetéssel módosítható.

A legtöbb esetben viszont nagyon sok előnnyel járhat a munkavállalónak, ha az adott élethelyzetéhez passzoló atipikus formában végezheti a munkáját. Olyan magán jellegű elintéznivalók megoldhatóvá válnak, mint egy banki ügyintézés vagy várni a kéményseprőt egy hétköznap délelőtt. Kisgyermekes szülők esetében is ideális az óvodához, iskolához való alkalmazkodás miatt. Akik pedig tanulnak vagy idős, beteg családtagot ápolnak, nem kell lemondaniuk egyik vagy másik tevékenységükről, hanem párhuzamosan végezhetik azokat.

Vizsgálatok pedig azt is kimutatták, hogy mind a lojalitásra, mind az egészségre pozitív hatással van, hiszen munkavállalóként ráhatással bírunk a munkaidő-beosztásunkra, a hatékonyabb napszakokhoz igazítva munkavégzésünket és a munka-magánélet összehangolása miatt elégedettebbek leszünk, ami pedig növeli motivációnkat, lojalitásunkat és nem utolsó sorban hatékonyságunkat.

Munkáltatói félelmek helyett felkészítés

A bevezetéshez a foglalkoztatók motivációja elengedhetetlen, de szerencsére egyre többen látják be, hogy megfelelő előkészítés után működőképes a rugalmas munkaidőbeosztás, sőt olyan előnyökkel jár számukra, mint a csökkenő irodabérleti és közüzemi költségek, kevesebb hiányzás és megbetegedés. Az elkötelezett dolgozó néha kevesebb fizetést igényel (nem kell olyan gyakran motivációját fizetésemeléssel szinten tartani), kevésbé stresszes és produktívabb, amitől nő a termelékenység és a cég megítélése is javulhat.

A bevezetéskor szükség van a szervezet tagjainak felkészítésére a rugalmas munkaidős rendszerekkel kapcsolatos ismeretek bővítésével és személyes kompetenciák (pl. együttműködési és kommunikációs) fejlesztésével.

A bevezetést támogató eszközök

A bevezethetőség megvizsgálása után a munkáltatói és munkavállalói félelmeket munkajogi tájékoztatással és képzéssel lehet feloldani. Fontos az új rendszer pontos ismerete, a dokumentálási és nyilvántartási kötelezettségek tisztázása, valamint a megfelelő infrastrukturális háttér biztosítása. A nyitott vezetői hozzáállást és a bizalom meglétét vezetői coachinggal érdemes támogatni akár a bevezetést követően is.

A rugalmasság például nem jelentheti azt, hogy elvárások és szabályok nélkül történik a munkavégzés. Ezek lefektetése különösen fontos. A kommunikációs és együttműködésfejlesztési tréningeken munkavállaló és munkáltató felszínre hozhatja aggodalmait és megfelelő eszközöket gyűjthet az újfajta működésre, szükségletek és elvárások megfogalmazására.

A teljesítmény értékelésének módját is szükséges lehet módosítani, ehhez a meglévő mérőeszköz áttekintésétől, átbeszélésén túl egy új teljesítményértékelési rendszer bevezetésére is szükség lehet.

A felsővezetői majd vezetői szintek bevonása után minden változásról a munkavállalói szintet is tájékoztatni kell, és műhelymunkákon lehetőséget biztosítani számukra a megértésre, kérdéseik megfogalmazására és az új eszköz használatának gyakorlására.

Amennyiben csak bizonyos munkakörökben vezetjük be a rugalmas munkabeosztást, számolni kell a szervezetben megjelenő hatássokkal, mert konfliktusforrássá válhatnak. Ezt csapatépítőkkel, érzékenyítéssel és tájékoztatással megelőzhetjük.

A „soft” a „leghardabb” – A bevezetést támogató kemény és puha eszközök

Kemény, „hard” eszközök	Puha, „soft” eszközök
munkajogi keret	munkajogi tájékoztatás, képzéssel
megfelelő infrastruktúra biztosítása (laptop, telefon stb.)	vezetői és munkavállalói készségfejlesztő tréningek
dokumentálási és nyilvántartási rendszer	vezetői coaching
teljesítményértékelési rendszer	vezetői és munkavállalói műhelymunkák
	szervezeti szintű tájékoztatás, érzékenyítés, csapatépítő

Külső szervezetfejlesztési céget is érdemes lehet felkérni ezek lebonyolítására, de a tényleges munkába felsővezetői és vezetői, valamint munkavállalói szinten is be kell vonódni. A többlet tevékenységek nagyon hamar megtérülnek, érdemes belevágni!

Szerző: Magyar Réka szervezetfejlesztő, tréner,IFKA Közhasznú Nonprofit Kft.
2020. június 2.
A kép illusztráció, forrása: www.pixabay.com